In Zeiten der Energiekrise, Inflation, bei Lieferengpässen und weiteren kleinen und großen Herausforderungen stehen Unternehmen vor der Frage: An welchen Stellen lassen sich Kosten sparen. Früher oder später fällt der Blick auf die IT und es kommt zu Aussagen wie „Geht das nicht auch billiger?“ oder „An welchen Stellen können wir Budgets kürzen?“
Zunächst wollen wir einmal unterscheiden, dass günstig nicht dasselbe ist wie billig. Bei ersterem geht es um die Höhe des Preises in Relation zur Qualität, beim zweiten spielt die Qualität keine Rolle. Es bringt somit nichts bei aufwendigen oder kritischen Geschäftsmodellen, einfach auf billige Lösungen zurückzugreifen, denn fehlt es an der nötigen Qualität, entstehen Endeffekt mehr Kosten als eingespart wird. Insbesondere in der IT fließen viele Komponenten zusammen, die zwingend eine hohe Qualität aufweisen müssen.
Am richtigen Ende gespart?
Ein Beispiel zeigt deutlich auf, was passiert, wenn am falschen Ende gespart oder nach billigen Lösungen gesucht wird. Während der Pandemie wurde der gesamte Flugverkehr reduziert – das führte unter anderem zu zahlreichen Entlassungen. Die Frankfurter Neue Presse schrieb Anfang März 2021, dass allein am Frankfurter Flughafen 200 Mitarbeitende der Firma Wisag, die für die Be- und Entladung von Flugzeugen und den Passagierservice zuständig sind, entlassen wurden. Einige der gekündigten Mitarbeitenden veranstalteten sogar einen Hungerstreik, um gegen ihre Entlassung zu protestieren. Sie werfen der Firma Wisag vor, die Corona-Pandemie werde nur als Vorwand genutzt, um Mitarbeitende mit alten Arbeitsverträgen loszuwerden und sie durch billigere Kräfte von Leiharbeitsfirmen zu ersetzen. Die Konsequenz solcher und ähnlicher „Einsparmodelle“ haben viele von uns am eigenen Leib erlebt: Es gab ein gigantisches Chaos. Endlose Warteschlangen, untergegangenes Gepäck, gestrichene Flüge und jede Menge Frust bei den verbleibenden Mitarbeitenden. Wenn Unternehmen also aktuell überlegen, Geschäftsprozesse aufgrund der Krise herunterzufahren, sollten sie sich genau überlegen, an welchen Stellen sie Budget sparen.
Langfristig Einsparen oder kurzfristig Budgets kürzen?
Wer aktuell Budget kürzen muss oder will, sollte sich vor Augen führen, welche langfristigen Auswirkungen das nach sich ziehen kann und ob es in Zukunft nicht zu größeren Problemen kommt, wie das Beispiel der Flughäfen deutlich macht. In der IT ist es meist von größerem Nutzen zu investieren, als am Budget zu sparen. Jeder von uns weiß, dass die IT sehr schnelllebig ist und Kundenwünsche morgen schon ganz anders sind als heute. Es ist somit von Vorteil, die Geschäftsprozesse zu optimieren, neu zu denken und sich zu überlegen, an welchen Stellen zum Beispiel manuelle Eingaben und Redundanzen sind, um diese zu reduzieren. Darin steckt in vielen Fällen mehr Potenzial für langfristige Einsparungen als in Budgetkürzungen. Diese mag zwar die einfachere Variante sein, aber nicht die effektivere.
Smarte Lösungen statt Kostenpeitsche
Im Grunde sollten die Menschen im Unternehmen so wenig wie nötig leisten müssen, damit die Geschäftsprozesse laufen und nur in kritischen Situationen hinzugezogen werden. Wer beispielsweise eine Anbindung zur Kreditverwaltung hat, kann hier einen automatischen Fehlercheck einbauen, der prüft, ob die Daten korrekt sind und ggf. anpasst. Nur im Notfall wird dann ein Mitarbeitender hinzugezogen. Die Geschäftsmodelle dahingehend zu optimieren, spart wesentlich mehr Kosten ein, als einfach nur Budgets zu kürzen. Eine weitere Lösung könnte sein, die eigene IT ganz abzuschaffen und die benötigten Systeme in die Cloud zu integrieren. Bei Cloud-Anbietern gibt es häufig sogenannte Pay as you go Modelle, bei welchen man nur die Ressourcen bezahlt, die auch wirklich genutzt werden. Ein Service, der beispielsweise nur zweimal mit Monat für eine Stunde läuft, wird auch nur dafür bezahlt und nicht für den kompletten Monat, wenn er selbst gehostet wird. Zudem ist es sinnvoll, sich im gesamten IT-Kontext Gedanken darüber zu machen, welche Systeme aktuell laufen und welche davon nicht notwendig sind. Vielleicht gibt es noch die ein oder andere Altlast, die niemand mehr braucht und die abgeschaltet werden kann.
Fazit: Geschäftsmodell überdenken spart Kosten
Krisen sind oft ein Auslöser dafür, dass sich Kundenbedürfnisse rapide ändern. In einer Studie von McKinsey wird das untermauert: 85 % der dafür befragten Führungskräfte gehen davon aus, dass die Krise die Bedürfnisse und Wünsche der Kunden in den nächsten fünf Jahren nachhaltig beeinflusst hat. Unternehmen müssen somit frühzeitig handeln und sich auf neue Situationen einstellen. Wer vorangeht, hat sogar die Möglichkeit, von Krisen zu profitieren. Fakt ist auch, dass Unternehmen in Krisenzeiten mehr auf ihre Ausgaben achten. Dennoch ist es um ein Vielfaches effektiver, die Geschäftsmodelle zu überdenken, zu optimieren und sich an den Kundenbedürfnissen zu orientieren, statt nur Budgets zu kürzen.
